POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, serve a presente Política de Privacidade, observadas as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – Lei n° 13.709/2018. 

É fundamental dedicar um momento para se familiarizar com nossas práticas de privacidade e falar conosco se tiver alguma dúvida.  

A presente Política de Privacidade, atendendo ao artigo 9º da LGPD, aplicar-se-á aos Usuários do Site e Plataforma da PSICODOC, a seguir qualificados: 

PSICODOC Desenvolvimento de Software Ltda., inscrita no CNPJ sob o n° 48.700.800/0001-41, com sede em Bauru – SP (a “PSICODOC”); 

e se destina aos Usuários da Plataforma da PSICODOC, 

Entende-se por “Usuários” todas as pessoas físicas que utilizarão os serviços disponíveis na Plataforma da PSICODOC, em nome próprio, ou designado pelo Cliente.  

VAMOS DEFINIR ALGUNS CONCEITOS

Para os fins desta Política, consideram-se os conceitos previstos no art. 5º da LGPD, em especial os seguintes:   

Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. 

Controladora: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados. 

Operadora: significa a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador. 

COMO A PSICODOC FIGURA NAS RELAÇÕES COM O USUÁRIO? 

A PSICODOC oferece uma plataforma de software como serviço (SaaS) projetada para fornecer serviços de gerenciamento de documentos e informações a profissionais da área de psicologia. 

O tratamento de dados abrange diversas operações realizadas com dados pessoais ou não. Os dados pessoais que poderão ser captados correspondem ao da pessoa física responsável legal ou representante legal do Cliente pessoa jurídica. Além disso, poderão ser coletados os dados pessoais de Usuários dos Clientes quando estes liberarem acesso aos seus colaboradores. 

Neste contexto, a PSICODOC será a Operadora dos dados pessoais que digam respeito ao Usuário quanto ao uso da Plataforma deste em nome do Cliente, mas será a Controladora dos dados pessoais para o envio de material promocional e comunicados nos quais o Usuário tenha se inscrito e autorizado. 

Outra hipótese de tratamento de dados pessoais é quando o Cliente for pessoa física (ou pessoa jurídica de caráter individual como MEI ou Empresário Individual), ou seja, a pessoa contratante é o próprio Usuário. Neste contexto, a PSICODOC será Controladora de Dados, já que esta terá relacionamento direto com o titular.  

Em relação ao tratamento de dados não pessoais, estes podem ser tratados para ajudar as empresas a tomarem decisões baseadas em dados ou automatizar processos relacionados à coleta e uso de informações. 

E COMO O CLIENTE FIGURA NAS RELAÇÕES COM O USUÁRIO? 

No que diz respeito aos dados pessoais dos Usuários compartilhados pelo Cliente com a PSICODOC, o Cliente é exclusivamente responsável pela obtenção da base legal para o tratamento lícito do dado pessoal pela PSICODOC, com base na legislação, bem como pela execução de todas as medidas aptas a respeitar e cumprir os direitos dos titulares dos dados pessoais, conforme descrito em lei e neste documento. 

ATENÇÃO! 

Quando a PSICODOC atuar como operadora dos dados pessoais, o fornecimento dos dados pessoais, conforme exposto neste documento, é fundamental para a disponibilização dos Serviços contratados pelo Cliente a que o Usuários está vinculado. Caso o Usuário não deseje fornecer os próprios dados básicos solicitados, a PSICODOC não poderá disponibilizar os Serviços contratados ao Cliente com relação a este Usuário da Plataforma.   

E COMO FUNCIONA A INTEGRAÇÃO DE FERRAMENTAS COM A PLATAFORMA?  

É possível realizar a integração de determinadas ferramentas de empresas terceiras com a Plataforma da PSICODOC. Importante avisar que todas as integrações são opcionais podem ser desabilitadas pelo Usuário.  

A autorização de qualquer uma das integrações poderá ser retirada, a qualquer momento, pelo Usuário. Lembre-se, as informações eventualmente compartilhadas pelas ferramentas com a PSICODOC somente serão são utilizadas para executar as ações que o Usuário desejar em relação às utilizações da Plataforma. 

Nenhuma das informações recebidas pela PSICODOC das ferramentas serão compartilhadas com qualquer outra empresa terceira, exceto se expressamente autorizado, tampouco serão armazenadas por período superior ao desejado pelo Usuário.   

IMPORTÂNCIA DA VERACIDADE DAS INFORMAÇÕES

O Usuário é responsável pela precisão e veracidade dos dados informados e reconhece que a inconsistência destes poderá implicar a impossibilidade de acessar o Site e/ou Plataforma da PSICODOC.   

Além disso, o Usuário assume inteira responsabilidade pela guarda, sigilo e boa utilização do login e senha cadastrados, isentando a PSICODOC de qualquer responsabilidade. O login e senha só poderão ser utilizados pelo Usuário cadastrado, sendo expressamente proibido o compartilhamento de login e/ou Senha com quaisquer terceiros. 

O QUE SÃO DADOS PESSOAIS? 

Vamos entender qual o objeto de proteção desta Política. Em primeiro lugar, é importante saber que os “DADOS PESSOAIS” são informações que podem ser usadas para identificar uma pessoa natural (física), como por exemplo: nome, CPF, RG, telefone, endereço, e-mail, data de nascimento, profissão, estado civil etc. 

Os “DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS”, de acordo com a LGPD, consistem em informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, filosófico ou político, ou até mesmo dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, e são abarcados nesta Política. 

QUAIS DADOS PESSOAIS SÃO COLETADOS? 

Para fins de acesso e utilização dos serviços oferecidos pela Plataforma PSICODOC, é indispensável que o Usuário realize o procedimento de cadastramento inicial, denominado Cadastro do Usuário, mediante o fornecimento obrigatório de informações pessoais, tais como: nome completo, endereço de e-mail, número de telefone e senha de acesso. 

Os referidos dados pessoais serão utilizados com a finalidade de identificar o perfil e o contexto do Usuário perante a Plataforma, viabilizando a personalização da experiência, a disponibilização de conteúdo direcionado e a conexão com demais Usuários que apresentem interesses ou necessidades profissionais compatíveis. 

A PSICODOC poderá, ainda, coletar informações adicionais, especialmente aquelas relacionadas ao exercício profissional, tais como: endereço completo, número de registro em conselho de classe (ex: CRP) e outras informações relevantes para a validação da atuação profissional do Usuário. O fornecimento dessas informações visa garantir a conformidade da Plataforma com normas regulatórias e possibilitar a adequação dos serviços às especificidades de cada profissional. 

Os dados pessoais coletados são tratados exclusivamente pela PSICODOC, com base nas finalidades legítimas de:  

• Execução do contrato firmado (Termos e Condições de Uso da Plataforma – Art. 7º, V da LGPD); 
• Exercício regular de direito (utilizar as informações em eventual processo judicial – Art. 7º, VI da LGPD); 
• Identificação do Usuário (segurança da Plataforma – legítimo interesse da PSICODOC – Art. 7º, IX da LGPD); e 
• Aprimoramento da experiência na Plataforma e comunicações institucionais e de marketing (Art. 7º, IX da LGPD). 

A PSICODOC compromete-se a observar os princípios da finalidade, necessidade, adequação, segurança e prevenção, garantindo a confidencialidade e integridade dos dados armazenados, nos moldes previstos pela LGPD. 

DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS TAMBÉM SÃO COLETADOS? 

Dada a natureza dos serviços oferecidos pela PSICODOC, voltados ao armazenamento e gerenciamento de prontuários digitais, é fundamental conhecer a fundo o perfil de cada usuário para oferecer uma experiência personalizada e adequada. Reconhece a natureza sensível das informações envolvidas, especialmente no contexto da saúde mental, e por isso, coletamos, processamos e armazenamos dados sensíveis, como informações médicas, históricos clínicos e detalhes de tratamentos. 

Esses dados são tratados com o mais alto grau de confidencialidade e segurança, em conformidade com a LGPD e outras regulamentações aplicáveis. A PSICODOC adota medidas técnicas e organizacionais rigorosas para garantir a proteção desses dados contra qualquer acesso não autorizado. Nossa dedicação à privacidade e segurança dos dados sensíveis é total, e nosso compromisso é tratar essas informações com a máxima responsabilidade e cuidado. 

O Usuário poderá, a qualquer momento, excluir sua conta na Plataforma, ficando ressalvada a guarda pela PSICODOC das informações e/ou dados cuja manutenção seja a ela imposta em razão de obrigações legais e/ou regulatórias ou, ainda, cuja manutenção seja necessária para cumprimento de ordem judicial, no âmbito de processos judiciais e/ou administrativos e questionamento de terceiros decorrentes das atividades desempenhadas pelo Usuário no Site e/ou Plataforma. 

E OS COOKIES? 

Os cookies são pequenos arquivos que podem ou não ser adicionados no seu terminal e que permitem armazenar e reconhecer dados da sua navegação. 

Para permitir o Programa de Indicação, a PSICODOC utiliza cookies e tecnologias semelhantes para coletar informações referentes à navegação dos Usuários no site e/ou aplicativo. 

Dentre os dados coletados automaticamente por meio de cookies, rotinas JavaScript e arquivos de log, incluem-se: tipo e versão do navegador, resolução da tela, endereço IP, data e horário de acesso, entre outros elementos técnicos.  

Tais informações são utilizadas além de verificar a indicação de um Usuário, também são utilizadas para a geração de relatórios estatísticos, análise de desempenho, melhoria contínua dos serviços prestados e dimensionamento da infraestrutura tecnológica necessária para a manutenção da Plataforma. 

O armazenamento e o uso dos cookies seguem os princípios da finalidade, necessidade e transparência, em conformidade com os arts. 6º e 7º da LGPD.  

O Usuário poderá, a qualquer tempo, configurar seu navegador para recusar ou gerenciar cookies, ciente de que tal ação poderá impactar na funcionalidade da Plataforma. 

Caso o Usuário preencha voluntariamente qualquer formulário disponível no site, as informações fornecidas serão utilizadas exclusivamente para os fins declarados na respectiva página, não sendo compartilhadas, comercializadas ou disponibilizadas a terceiros, exceto nas hipóteses expressamente autorizadas por lei ou por consentimento expresso do titular. 

 O Usuário está ciente e reconhece que é possível que o Site e/ou Plataforma não desempenhe todas as suas funcionalidades quando há limitação de cookies. 

Caso o cookie não permitido seja necessário para executar uma funcionalidade, o Usuário precisará permitir o acesso a esse cookie para que consiga utilizar a funcionalidade pretendida.  

HIPÓTESE LEGAL PARA O TRATAMENTO DOS DADOS

Considerando que a PSICODOC é uma empresa que trabalha com tecnologia da informação para disponibilizar ferramentas aos profissionais de psicologia, então aplica-se a hipótese legal prevista no art. 7º, inciso V da LGPD, qual seja, execução do contrato; e o inciso II, para cumprimento de obrigação legal, para justificar a relação da PSICODOC com o Usuário (ou o Cliente, se este for o contratante). 

Ademais, há situações em que a PSICODOC poderá tratar os dados pessoais dos Usuários por meio de consentimento (art. 7º inciso I; art. 11, inciso I da LGPD), neste caso, a PSICODOC solicitará diretamente ao Usuário sua autorização para realizar o tratamento do dado pessoal em questão. 

A PSICODOC também poderá se utilizar das hipóteses legais do exercício regular de direito próprio ou de terceiros (art. 7º inciso VI; art. 11, inciso II, “d” da LGPD) para utilizar informações em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.   

O legítimo interesse da PSICODOC (art. 7º inciso IX da LGPD) também poderá ser utilizado para promover ou zelar por nossas atividades e interesses, como por exemplo: para nos ajudar a entender melhor suas necessidades e expectativas e, portanto, melhorar os nossos serviços para o benefício dos Usuários, bem como para manter nossas ferramentas e sistemas protegidos e seguros, e garantir que eles estejam funcionando corretamente e sendo continuamente aprimorados. 

Para evitar qualquer uso indevido da Plataforma por qualquer Usuário (e/ou o Cliente, se este for o contratante), a PSICODOC também poderá utilizar de dados pessoais sensíveis para evitar fraudes, nos termos permitidos pelo art. 11º, II, “g” da LGPD.  

A PSICODOC restringe o acesso às informações vinculadas ao Usuário somente para colaboradores e/ou terceiros, tais como suboperadores de dados pessoais e fornecedores que precisam ter conhecimento dessas informações específicas, e só fornecerá para esses terceiros as informações necessárias para a prestação do serviço. Importante dizer que esses terceiros estão proibidos de usar essas informações para qualquer outra finalidade. 

E A INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL – PSICOIA? 

A PSICODOC integra recursos de Inteligência Artificial (IA) com o objetivo de aprimorar a experiência do usuário e disponibilizar funcionalidades avançadas, tais como: suporte interativo, auxílio na elaboração de documentos psicológicos e otimização de processos clínicos. As referidas funcionalidades são viabilizadas por tecnologias fornecidas por terceiros especializados, como OpenAI e Assembly, que operam em conformidade com os padrões de segurança, confidencialidade e regulamentação aplicáveis, inclusive aqueles exigidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018). 

Ao utilizar os recursos da funcionalidade denominada PSICOia, o Usuário reconhece e concorda que determinados dados fornecidos poderão ser tratados por sistemas de IA com a finalidade exclusiva de gerar sugestões e respostas personalizadas, observando-se, nesse contexto, os princípios da finalidade, necessidade, adequação, transparência e segurança previstos na LGPD. 

Dentre os dados que poderão ser processados pelas tecnologias de IA, incluem-se: 

• Informações inseridas pelo usuário no chat da PSICOia; 
• Registros de interações anteriores; 
• Itens constantes do Registro Documental dos pacientes; e 
• Dados clínicos e administrativos utilizados para a geração de relatórios e documentos psicológicos. 

A PSICODOC não utiliza os dados tratados para fins de publicidade, comercialização ou qualquer finalidade incompatível com o exercício profissional dos Usuários, comprometendo-se a adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas à proteção das informações pessoais sensíveis, conforme previsto no art. 46 da LGPD. 

QUAL O DIREITO DO USUÁRIO? 

À luz da LGPD, o Usuário, na qualidade de titular de seus dados pessoais, poderá exercer qualquer um dos seus direitos previstos no art. 18, por meio de solicitação para o e-mail: ola@psicodoc.com.br, quais sejam:  

1. a confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais; 
2. o acesso aos dados pessoais tratados; 
3. a correção de quaisquer de seus dados pessoais que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados; 
4. a anonimização, bloqueio ou eliminação dos seus dados pessoais desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na lei; 
5. a portabilidade dos seus dados pessoais a outro fornecedor; 
6. a eliminação dos seus dados pessoais tratados com base no seu consentimento do titular; 
7. a informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados; 
8. a informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa; e 
9. a revogação do seu consentimento para o tratamento de seus dados pessoais. 

Caso o Usuário queira ter a confirmação de existência ou o acesso aos seus Dados Pessoais, a PSICODOC providenciará em até 2 dias úteis, contado da data do requerimento do Usuário, tais informações em formato simplificado; e em até 15 dias, contado da data do requerimento do Usuário, uma declaração clara e completa, que indique a origem dos dados, a inexistência de registro, os critérios utilizados e a finalidade do tratamento, observados os segredos comercial e industrial. 

A PSICODOC COMPARTILHA SEUS DADOS PESSOAIS? 

A PSICODOC não realizará o compartilhamento dos dados pessoais com controladores, mas apenas como com operadores e/ou suboperadores que nos fornecerão serviços auxiliares para que a PSICODOC disponibilize os seus serviços. Tal compartilhamento de dados ocorrerá somente através de servidores protegidos e controlados, inclusive com perfis de acesso que restringem o nível de informação acessada. 

O Usuário poderá solicitar a identificação dos terceiros que nós compartilhamos os seus dados pessoais mediante solicitação, controladora dos dados pessoais. 

O compartilhamento dos dados ocorrerá de forma segura, com empresas e pessoas que sigam as diretrizes legais e mercadológicas de segurança da informação, bem como cumpram com as metodologias da PSICODOC, e sempre para o cumprimento pela PSICODOC das finalidades previstas neste documento. 

Os dados pessoais coletados do Usuário pela PSICODOC poderão ser compartilhados com empresas fornecedoras e parceiras da PSICODOC, que fazem parte da estrutura de seus negócios. A PSICODOC envidará todos os esforços para anonimizar os dados pessoais do Usuário se for necessário compartilhar. 

É possível, eventualmente, que o site contenha links e acessos que redirecionem o Usuário a sites externos, entretanto este é de total responsabilidade do Usuário consultar e, querendo, aceitar as políticas de privacidade de outros sites que possibilitem a navegação. 

E AS MEDIDAS DE SEGURANÇA? 

A PSICODOC informa que adota medidas organizacionais técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão. Neste sentido, a PSICODOC observa os princípios da segurança, prevenção e responsabilização, previstos no art. 6º da LGPD. 

Como exemplo de medida de segurança, ao se cadastrar no Site e/ou Plataforma o Usuário precisa incluir uma senha. Recomenda-se que esta senha tenha um grau de dificuldade alta, contando com caracteres especiais, números e letras – maiúsculas e minúsculas – com no mínimo 8 caracteres. 

Outra medida que a PSICODOC adota é garantir que o banco de dados seja acessado apenas por funcionários e/ou colaboradores que precisem acessar, contando com restrição de acesso.  

As informações coletadas através da PSICODOC podem ser armazenadas e processadas em bancos de dados estabelecidos no Brasil e/ou em país internacional que garanta a proteção dos dados pessoais, de titularidade da PSICODOC ou de seus provedores de serviço. 

A PSICODOC e seus provedores de serviço usam meios de proteção comercialmente e tecnologicamente adequadas para o armazenamento dos dados pessoais, incluindo-se a contratação de serviços e equipamentos reconhecidos como próprios para esta finalidade, além de somente realizar a transferência internacional de dados pessoais para países que garantam o mesmo nível de proteção e direitos do Usuário do que o previsto na legislação brasileira. 

Para a melhor segurança, recomenda-se que o Usuário tenha sempre um antivírus atualizado e leia atentamente a “Cartilha de Segurança para Internet”, disponível no endereço https://cartilha.cert.br/. 

E SE OCORRER UM INCIDENTE DE SEGURANÇA? 

Na hipótese de ocorrer qualquer incidente de segurança, relacionado aos dados pessoais do Usuário, que possa acarretar risco ou dano relevante a este, a PSICODOC se compromete a comunicar o Cliente (e ao Usuário, quando aplicável), nos termos do art. 48 da LGPD. A comunicação será feita em prazo razoável, conforme definido pela autoridade nacional, e deverá mencionar, no mínimo: 

1. a descrição da natureza dos dados pessoais afetados; 
2. as informações sobre os titulares envolvidos; 
3. a indicação das medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial; 
4. os riscos relacionados ao incidente; 
5. os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido imediata; e 
6. as medidas que foram ou que serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo. 

QUAL O PERÍODO DE RETENÇÃO DOS DADOS? 

A PSICODOC manterá armazenados os dados pessoais do Usuário pelo período necessário para cumprir com a execução de seu serviço. Com a finalização dos serviços, a PSICODOC poderá manter os dados pessoais pelo prazo exigido legalmente. 

Após o encerramento dos Serviços, por qualquer motivo, os Dados Pessoais permanecerão armazenados pela PSICODOC por até 3 anos. Esse período considera o prazo prescricional previsto no inciso V do § 3º do Artigo 206 do Código Civil.  

Após este prazo, a PSICODOC poderá eliminar os dados pessoais, ou mantê-los anonimizados em sua base de dados, nos termos do art. 16 da LGPD. 

Quando os Serviços forem cancelados pelo Usuário/Cliente, as informações armazenadas na Plataforma e os dados de cadastro do Usuário serão eliminados em 30 dias, do cancelamento.  

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS 

A PSICODOC poderá realizar a transferência internacional dos dados para países estrangeiros ao Brasil, especificamente para os Estados Unidos da América de acordo com fornecedores de infraestrutura cloud (AWS, Bubble, OpenAI etc)  

ALTERAÇÃO DESTA POLÍTICA! 

Na hipótese de ocorrer qualquer alteração em relação à finalidade específica do tratamento de dados pessoais prevista, ou na forma e duração do referido tratamento, na identificação da PSICODOC como controladora, ou operadora, dos dados ou nas informações compartilhadas pela PSICODOC e sua finalidade, esta se compromete a informar aos Usuários (e/ou o Cliente, se este for o contratante), com destaque de forma específica do teor das alterações, conforme previsto no § 6º do Artigo 8º da LGPD. 

ATENÇÃO! 

Não é do interesse da PSICODOC tratar dados pessoais de crianças e adolescentes, nos termos do Código Civil, por isso, a idade mínima para utilizar a Plataforma é de 18 anos completos. Contudo, caso ocorra, o tratamento de dados pessoais de crianças e de adolescentes em razão de inserção de informações na Plataforma pelo Usuário, então este deve assumir a responsabilidade, nos termos da legislação pertinente, e deverá ser realizado com o consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal. 

E O ENCARREGADO DA PSICODOC? 

Caso o Usuário tenha qualquer dúvida em relação ao tratamento de seus dados pessoais ou queira exercer quaisquer de seus direitos como titular do dado pessoal, basta entrar em contato com o Encarregado da PSICODOC, por meio do e-mail ola@psicodoc.com.br.   

A PSICODOC apenas entrará em contato com o Usuário (e/ou o Cliente, se este for o contratante) pelos meios de comunicação por ele indicados, objetivando-se evitar qualquer tipo de fraude. Assim sendo, a PSICODOC jamais contatará Usuários solicitando confirmação de informações pessoais, cadastrais e, especialmente, financeiras, tais como dados bancários. 

Esta Política é regida de acordo com a legislação brasileira. Quaisquer disputas ou controvérsias oriundas de quaisquer atos praticados no âmbito do Site e/ou Plataformas pelos Usuários, inclusive com relação ao descumprimento desta Política, e/ou demais políticas do Site e/ou Plataforma, serão processadas na Comarca de Bauru – SP. 

Para esclarecer qualquer dúvida relacionada a esta Política, basta entrar em contato pelo e-mail ola@psicodoc.com.br 

Controle de Versões

Versão Inicial: 30/01/2025

Primeira Revisão: 01/08/2025